Feedback costruttivo  … anche se negativo?! Bel dilemma! Cosa vorresti ottenere?

Di solito, con un feedback negativo si desidera provocare una presa di coscienza.

Con un feedback costruttivo si cerca di spingere l’altro a modificare il suo modus operandi o il suo atteggiamento per diventare più efficace.

Combinando tutti i due, si tenta di portare l’altro verso una crescita.

Il passaggio delicato dal “negativo” al “costruttivo” va gestito con alcuni accorgimenti semplici …

Qualche emozione in ballo…

La prospettiva di dover passare un feedback negativo spesso ci crea qualche agitazione … specialmente quando si tratta di un momento istituzionalizzato come il colloquio di performance annuale, vero?

Nel hit parade delle apprensioni pre-discussione:

non essere efficace

non  centrare bene il messaggio

generare reazioni di chiusura

provocare rabbia o lacrime

non riuscire più a collaborare efficacemente in seguito

 

Come plasmare queste emozioni? Preparazione e razionalità possono essere dei preziosi alleati.

Punto 1: “ma si tratta solo della mia opinione”?

Un modo per incrementare la tua oggettività è di sondare i “business partner” ovvero i clienti interni del tuo collaboratore prima del colloquio.

Per rendere questi feedback più efficaci, creati una “guida di discussione” con alcune domande chiave. Ti aiuteranno a mantenere il focus giusto.

Cerca di rendere la discussione la più fattuale possibile … evitando la trappola delle interpretazioni.

Da indagare:  il loro vissuto? I risultati raggiunti? Il livello qualitativo? Proattività e iniziativa? Performance? Organizzazione? Rispetto dei tempi? Qualità della collaborazione?

Punto 2: “cosa mi è piaciuto particolarmente del tuo lavoro?”

Iniziare il colloquio da ciò che è andato bene. Dare una panoramica degli aspetti positivi, sottolineare le realizzazioni, riconoscere i progressi effettuati … il tutto contestualizzando.

Attenzione a non essere troppo breve: toglierebbe credibilità al tuo discorso! E’ importante che il tuo collaboratore percepisca un apprezzamento sincero.

Partendo dal positivo, creerai un’atmosfera più rilassata e di apertura e metterai il tuo collaboratore a suo agio. Il tuo collaboratore avrà così modo di integrare bene quali aspetti hanno ritenuto la tua attenzione e perciò le tue aspettative.

Sentirsi riconosciuto lo aiuterà ad accettare di seguito potenziali punti di miglioramento.

Punto 3: “caro collaboratore, ecco cosa potresti migliorare!”

Parlare del negativo non significa stigmatizzare. La tua compostezza faciliterà  l’apertura del tuo collaboratore e lo aiuterà a mantenere la calma.

Più sarai preciso nel ricordare un fatto o una situazione oppure nel valutare il raggiungimento di un obiettivo, più lui riconoscerà la rilevanza dei tuoi punti.

Evita di passare un feedback vago o ambiguo: un collaboratore confuso difficilmente compie progressi… Sii fattuale  parlando per esempio di una riunione specifica, di un progetto particolare, di certe mail oppure di errori puntuali.

Da far passare : “Qui, stiamo parlando di un’attività, di un comportamento da migliorare … ma non sto attaccando la tua persona”

Da tenere in mente: il clima emotivo del colloquio dipenderà in grande parte dalla tua calma e dalla tua autorevolezza.

Punto 4 : “a te, la parola!”

Un colloquio di feedback diventa costruttivo quando si traduce in uno scambio aperto a due vie. Siamo quindi lontani da un rimprovero secco o da un giudizio inamovibile.

La tua empatia  condizionerà quanto il tuo collaboratore  spiegherà o  commenterà cosa ha generato una minor performance o un errore.

Se uno percepisce un atteggiamento aperto o al meno neutrale, tende ad aprirsi di più!

Esser sensibile allo stato emotivo suo ti darà il tono giusto, ti farà trasmettere il calore e il rispetto umano adeguati per un confronto collaborativo.

Un punto importante: essere consapevole del tuo non verbale e della tua gestualità. Cosa stanno comunicando? Più saranno in accordo con le tue parole, più risulterai coerente e genererai fiducia.

Domande del tipo “cosa ne pensi?”,  “come valuti la situazione?”, “qual è la tua opinione o il tuo vissuto?” creano l’input a entrare in una dimensione costruttiva ed analitica a due vie.

Per approfondire http://www.linguaggiodelcorpo.it/linguaggio-del-corpo/

Punto 5:” come la risolviamo?”

Condivisa e dibattuta l’analisi della situazione, orienta la discussione verso il futuro ovvero su come risolvere il problema e soprattutto su come evitare che si riproduca.

Da sottolineare, il concetto “l’errore può capitare specialmente quando si prendono delle iniziative e delle decisioni”: il tuo collaboratore deve sentire che l’imprenditorialità è benvenuta … ma che gli errori vanno capiti e sistemati.

Chieda al tuo collaboratore di suggerire delle azioni correttive o preventive in modo che venga pienamente associato al problem-solving e decision-making.

Responsabilizzarlo gli permetterà di conservare una piena sicurezza  e lo orienterà verso il futuro motivandolo.

Da ricordare: nessuno si oppone a una soluzione che ha ideato!

Punto 6: “ho fiducia in te”

Se manifesterai fiducia nelle sue probabilità di successo, il tuo collaboratore si sentirà “empowered” e   la sua dedizione all’obiettivo aumenterà.

Cambiare atteggiamento oppure riprovarci di nuovo richiede coraggio e focus … quindi motivazione!

In conclusione: mettervi d’accordo su una data e una modalità di follow-up. vi permetterà di non perdere di vista l’obiettivo … e di far percepire che tutto ciò conta per te.

Se vuoi condividere punti di vista o situazioni sul feedback, non esitare a scrivermi un post o un commento! 🙂